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Job Post Details

Assistant(e) administratif(ve) (Commissions d'études) - job post

International Telecommunication Union (ITU)
2 avis
Genève, GE
CDD
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Détails de l'offre

Correspondance entre ce poste et votre profil.

Type de poste

  • CDD

Lieu

Genève, GE

Description du poste

UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS


L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous.


Assistant(e) administratif(ve) (Commissions d'études)


Numéro de l'avis de vacance: 1496
Secteur: TSB
Département: SGD
Pays du contrat: Suisse
Lieu d'affectation: Genève


Numéro de poste: ST04/G6/639
Grade: G6
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 18 mars 2024


UNITE ORGANISATIONNELLE


Le Bureau de la normalisation des télécommunications (TSB) répond à l'objet de l'Union concernant la normalisation des télécommunications en fournissant un appui administratif à des groupes chargés d'étudier des questions techniques, d'exploitation et de tarification et en facilitant l'adoption de recommandations sur ces questions en vue de la normalisation des télécommunications et des technologies de l'information à l'échelle mondiale. Pour atteindre ces objectifs, le Bureau de la normalisation des télécommunications, dans ses travaux, se conforme aux instructions des assemblées mondiales de normalisation des télécommunications (AMNT), des commissions d'études de la normalisation des télécommunications et du Groupe consultatif de la normalisation des télécommunications. Dirigé par un Directeur élu, le TSB fournit l'appui technique, administratif et logistique nécessaire aux assemblées et aux réunions des groupes susmentionnés.


Le Département des Commissions d'études (SGD) a pour rôle de faciliter, de gérer et d'appuyer les travaux réalisés par les Commissions d'études de l'UIT-T dans le cadre de l'élaboration de normes mondiales de télécommunication (Recommandations UIT-T) et d'autres documents et bases de données liés à la normalisation. Ce Département fournit des services de conseil et de secrétariat pour les commissions d'études, groupes spécialisés et autres groupes ad hoc du Secteur. L'accent est mis tout particulièrement sur la "Réduction de l'écart en matière de normalisation", objectif qui consiste, en d'autres termes, à renforcer la participation des pays en développement au processus de normalisation. Le Département entretient d'étroites relations avec le Secteur des radiocommunications et avec le Secteur du développement des télécommunications de l'UIT et prend part à leurs travaux, selon les besoins. Il collabore également avec d'autres organisations mondiales de normalisation telles que l'ISO et la CEI ainsi qu'avec des forums et consortiums reconnus du secteur privé.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision du Conseiller de Commissions d'études, en étroite collaboration avec le Conseiller chargé d'une commission d'études ou d'un autre groupe de travail de l'UIT-T, le/la titulaire accomplit les tâches suivantes:

  • Assiste les Membres de l'UIT-T et les participants aux réunions:
    • Enregistre et traite les documents pour les réunions de la commission d'études ou du groupe, y compris les circulaires et les lettres collectives.
    • Poste des documents officiels ou non, des contributions et des documents de réunion pour la commission d'études ou le groupe sur la plate-forme informatique appropriée, en utilisant les outils informatiques, tels que les systèmes DMS/DSP/DDP, SharePoint ou FTP.
    • Fait en sorte, en collaboration avec les différents services concernés, que les informations les plus récentes soient disponibles pendant les réunions, via le site web de l'UIT.
    • Aide les participants aux réunions à consulter les documents électroniques et à utiliser les systèmes de participation à distance.
    • Rédige les contributions pour les réunions et d'autres activités de la commission d'études ou du groupe, selon les instructions précises des Conseillers; aligne les documents de la commission d'études ou du groupe traduits dans l'une ou plusieurs des langues de travail de l'Union.
    • Tient à jour les renseignements relatifs au programme de travail, en recensant et en analysant les modifications présentées par les membres ou par la direction de la commission d'études ou du groupe dans divers rapports et documents, dans le cadre des différents systèmes informatiques utilisés.
    • Porte à l'attention du Conseiller les éventuels renseignements contradictoires qu'il a recensés, en vue de résoudre ce problème. Les renseignements à tenir à jour comprennent tous les dossiers relatifs aux points du programme de travail, nouveaux et existants, et aux réunions intérimaires, les coordonnées des personnes de contact de la commission ou du groupe (présidents, rapporteurs, éditeurs) et les notes de liaison.

TÂCHES ET RESPONSABILITE (continuation)

  • Effectue les travaux d'édition en vue de l'établissement des publications:
    • Prépare et édite des recommandations, nouvelles ou révisées, des suppléments, des amendements et des corrigenda avant leur publication, compte tenu des lignes directrices applicables en matière de rédaction. Soumet ces documents au service correspondant du TSB pour prépublication ou en vue de leur publication et suit l'élaboration d'autres publications jusqu'à leur version finale.
    • Suit la production d'autres publications jusqu'à leur version finale.
    • Assure l'harmonisation des publications dans les six langues officielles de l'Union, selon les besoins.
  • Exécute des tâches administratives et de secrétariat pour le Conseiller, les Membres de l'UIT-T et les participants aux réunions:
    • Saisit et traite les textes et rédige des lettres, selon les instructions; communique les rapports statistiques ainsi que les listes de certains documents (avant et après les réunions).
    • S'occupe du dépouillement des questionnaires, enregistre et publie les réponses. o Répond aux demandes de renseignements, reçoit les visiteurs et les participants aux réunions et leur vient en aide.
    • Tient à jour la liste des coordonnées des participants et d'autres personnes de contact.
  • Coordonne l'appui logistique pour les réunions virtuelles de la commission d'études ou du groupe et pour les réunions hors siège, y compris la liaison avec la ou les organisations hôte(s).
  • Peut être appelé(e) à superviser et à diriger le travail du personnel temporaire.
  • S'acquitte des autres tâches qui peuvent lui être confiées.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

Analyse, sûreté de jugement et aptitude à décider
Souci du client et de la prestation de services
Qualités de chef
Aptitude à planifier et à organiser

COMPETENCES TECHNIQUES

  • Connaissance des applications informatiques de traitement de texte et de données, expérience de la gestion des publications/contenus web et de l'utilisation de la messagerie électronique et d'applications de bureautique.
  • Une connaissance des logiciels utilisés à l’UIT, par exemple le système DMS/DPS, de la base de données sur les programmes et des outils de participation à distance (par exemple GotoMeeting et AdobeConnect) serait un atout.

  • Une connaissance des méthodes de travail et des procédures opérationnelles de l’UIT-T serait un avantage.

  • Capacité à travailler sous pression et à effectuer plusieurs tâches simultanément.

QUALIFICATIONS REQUISES


Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.


Expérience:

Au moins huit ans d'expérience en secrétariat ou administratif dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).


Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
84,962.- CHF - 112,962.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à despostes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT


Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT Carrières. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.

L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.

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