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Job Post Details

Assistante administrative - job post

SWISSGEM
1204 Genève, GE
100%

Détails de l'offre

Correspondance entre ce poste et votre profil.

Type de poste

  • 100%

Temps de travail

  • 8 Hour Shift

Lieu

1204 Genève, GE

Description du poste

Employée de commerce parfaitement bilingue français/anglais

Pré-requis : ANGLAIS NIVEAU C1 Minimum

Résident Suisse ou Permis B OBLIGATOIRE.

NB : Merci d'envoyer impérativement votre CV avec Photo en format PDF.

Mission :

L'employée s'occupera de l'administration et de la gestion courante de la société, elle traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Gestion Administrative :

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
  • Assurer les prises de rendez-vous
  • Traiter le courrier postal et électronique
  • Gérer l'agenda électronique et contrôler les échéances
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc...)
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative.
  • Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
  • Participer à l'organisation d'événements internes
  • Suivre certains dossiers relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions, assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations. Prendre des notes.

Connaissances :

  • Maîtriser des techniques de communication orale et écrite anglais et français
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
  • Maîtriser Word, Excel, Powerpoint, les outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :

  • Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
  • Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
  • Sens des priorités, sens de l'organisation, capacité à prendre des initiatives.
  • Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence.

La candidate devra faire preuve de :

  • Discrétion, très bon sens relationnel, calme, autonome, accueillante, capacité d'anticipation, sens de l'écoute, sens du service public.

Type d'emploi : 100%

Programmation :

  • Période de travail de 8 Heures

Question(s) de présélection:

  • CV avec Photo uniquement au format PDF

Langue:

  • Anglais niveau C1 minimum (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

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