Lettre de motivation pour un poste de secrétaire

Par l'équipe éditoriale d'Indeed

26 novembre 2021

Les secrétaires jouent un rôle essentiel dans de nombreuses entreprises. Elles accomplissent un large éventail de tâches qui aident un bureau à fonctionner au quotidien. De nombreux postes de secrétaire sont d'excellents emplois de premier échelon, ce qui en fait un bon endroit pour commencer votre carrière ou pour se perfectionner dans le domaine.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un secrétaire, détaillons comment structurer votre lettre de motivation pour un poste dans ce domaine et fournissons un exemple de lettre de motivation dont vous pourrez vous inspirer.

À quoi faut-il penser avant de rédiger une lettre de motivation ?

Avant de rédiger votre lettre de motivation, il est important d'avoir une idée claire sur la structure et les informations que vous aimeriez partager.
Pour éviter une lettre de motivation générique, vous devez effectuer des recherches approfondies sur l'entreprise, la description de poste, les missions et qualifications requises dans le but de rédiger une lettre de qualité et adaptée à l'annonce.

Par exemple, quelles sont vos compétences professionnelles en tant que secrétaire et comment les mettre en avant de manière à ce qu'elles correspondent à la description du poste ?

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à la rédaction de votre lettre.

Faites des recherches sur l'entreprise

Pour commencer, effectuez une recherche sur l'entreprise  cela vous permettra d'obtenir un éventail d'informations dont vous aurez besoin pour la rédaction de votre lettre.
Un secrétaire effectue des tâches administratives au sein d'une entreprise privée ou d'un service public : il peut travailler dans des domaines très différents, par exemple une étude d'avocat, un cabinet dentaire ou dans l'administration publique.

Les qualités à mettre en avant varient énormément en fonction de l'établissement pour lequel vous postulez. Ainsi, vous pourrez utiliser ces informations pour cibler votre candidature et montrez aux recruteurs que vous êtes un secrétaire sérieux et attentif aux détails.

Pour bien connaître l'établissement, n'hésitez pas à consulter son site internet, son profil, le profil de ses salariés sur les réseaux sociaux et les avis partagés par les employés de l'entreprise.

Quelles qualités et compétences mettre en avant ?

Vos qualités ainsi que vos compétences professionnelles et personnelles peuvent vous permettre de vous démarquer sur le marché du travail. Veillez à les mentionner correctement lorsque vous rédigez votre lettre de motivation et votre CV.

Quelles sont les compétences et qualités requises pour un poste de secrétaire ?

Gestion du temps
L'une des tâches principales qui incombent à un secrétaire est la gestion du temps. Bien évidemment, il doit être capable d'organiser son propre emploi du temps mais il doit également s'assurer de la bonne gestion de l'emploi du temps de l'ensemble de son équipe.
Par exemple, il doit connaître l'heure de toutes les réunions et s'assurer que toutes les tâches journalières soient terminées selon les délais.

Organisation
L'organisation est la capacité de garder une trace des informations capitales et de développer un système qui permet leur récupération rapide. Un secrétaire a besoin de solides compétences organisationnelles car il coordonne de nombreuses fonctions, telles que les réunions, les emplois du temps ou les fournitures de bureau.

Capacité d'adaptation
Lorsque les situations de travail ou les besoins changent rapidement, les secrétaires doivent faire preuve d'esprit critique, être capable de s'adapter aux circonstances rapidement et fournir une solution adéquate.

Communication
Par le biais de communications écrites et verbales, un secrétaire communique avec les clients, les fournisseurs, ses supérieurs ou ses collègues. Il interagit très fréquemment avec les membres de l'entreprise. Devant souvent parler au nom de l'entreprise, il doit donc faire preuve de courtoisie et avoir une très bonne communication.

Connaissances en comptabilité
Un secrétaire est parfois amené à saisir les données des transactions financières dans des feuilles de calcul ou des bases de données. Il peut aussi gérer les factures ou établir les documents liés aux commandes. Si il s'occupe de ce genre de tâches, il doit bien évidemment maîtriser les outils de comptabilité.

Comment commencer votre lettre de motivation ?

Une lettre de motivation est bien plus qu'une simple lettre. Elle vous permet de faire bonne impression aux yeux du recruteur et de mettre en évidence vos meilleurs atouts. Lorsque vous rédigez votre lettre de motivation, il est important de respecter certaines règles de rédaction.
Voici quelques points importants :

  • répondez à l'offre d'emploi dans la langue de l'annonce afin de faciliter le contact avec le recruteur et n'hésitez pas à mentionner vos connaissances linguistiques ;

  • restez concis et veillez à ne pas dépasser une page A4 (sauf indication contraire) ;

  • veillez à soigner votre syntaxe, votre style et évitez les fautes d'orthographe ;

  • gardez une mise en page impeccable, par exemple rédigez votre lettre avec une police professionnelle telle que Calibri, Arial ou Times New Roman ;

  • faites attention à personnaliser votre lettre pour chaque candidature.

Structure d'une lettre de motivation pour un poste de secrétaire

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre lettre, il est important de bien préparer votre plan. Ainsi, vous aurez une lettre de qualité, structurée et concise. En voici un exemple :

  • objet ;

  • salutations d'usage ;

  • paragraphe d'accroche (introduction) ;

  • paragraphe candidat (qualifications) ;

  • paragraphe entreprise (valeurs, objectifs) ;

  • demande d'entretien et vos disponibilités (conclusion) ;

  • formule de politesse de fin ;

  • signature.

  1. Objet
    L'objet est une phrase courte qui mentionne les informations principales de l'offre d'emploi et vous permet de contextualiser votre postulation. Si vous répondez à une annonce, pensez à bien indiquer les références précises.

  2. Salutations d'usage
    Dans votre recherche sur l'établissement, essayez de trouver le nom de la personne qui examinera votre candidature, par exemple, le nom du recruteur. Adressez-vous à cette personne avec une salutation professionnelle courante, telle que « Cher Monsieur XX », « Madame YY » ou « Monsieur ZZ ».

  3. Paragraphe d'accroche
    Lorsque vous commencez votre lettre de motivation, le premier paragraphe peut jouer un rôle décisif dans votre candidature. Indiquez les raisons qui vous poussent à postuler pour cette offre d'emploi et veillez à reprendre les mots clés de l'annonce.
    Par exemple, si l'annonce spécifie « nous cherchons une secrétaire spécialisée dans le domaine médical », veillez à le mentionner.

  4. Paragraphe candidat
    Cette partie doit inclure ce qui vous rend particulièrement apte à bien performer en tant que secrétaire. Parlez, par exemple, de vos réalisations clés, vos compétences, vos qualités ainsi que votre domaine de spécialisation. Concentrez-vous sur quelques compétences et fournissez des détails spécifiques sur votre succès, y compris les impacts mesurables que vous avez réalisés. Si vous avez obtenu des diplômes ou des formations supplémentaires, n'hésitez pas à les citer  cela vous aidera à vous démarquer.
    Soulignez, par exemple, vos qualifications spécifiques en lien avec ce poste.

  5. Paragraphe entreprise
    Dans ce paragraphe, parlez de ce qui vous intéresse dans ce poste de secrétaire en particulier, telles que les valeurs de l'entreprise. Il est important pour le recruteur de voir que vous vous êtes bien renseigné sur l'établissement et sur le profil recherché.

  6. Demande d'entretien et vos disponibilités
    Le but de ce dernier paragraphe est de demander un entretien tout en laissant une impression favorable aux yeux de recruteur. Indiquez vos disponibilités et les moyens dont le recruteur dispose pour vous contacter.

  7. Signature
    N'oubliez pas de signer votre lettre à la main ou par signature virtuelle.

Modèle de lettre de motivation pour un poste de secrétaire

Dans cet exemple, la lettre de motivation est principalement adaptée à une personne ayant déjà acquis plusieurs années d'expériences en tant que secrétaire. Utilisez ce modèle pour structurer votre lettre tout en effectuant les modifications nécessaires.

[Nom et prénom]
[Numéro de téléphone]
[Adresse électronique]
[Adresse postale]
[Date]

[Nom de l'employeur]
[Nom et adresse postale de l'établissement]

Objet : candidature pour le poste de secrétaire

Madame/Monsieur [nom du destinataire],

C'est avec attention que j'ai relevé votre annonce sur [source de l'offre d'emploi]. Je me permets de vous adresser ma candidature pour le poste de secrétaire au sein de votre établissement.

Titulaire d'un [intitulé du diplôme], j'ai acquis de nombreuses connaissances en exerçant pendant plus de cinq ans dans différentes structures telles que [listez les endroits où vous avez travaillé].

Grâce à ces années d'expériences, j'ai pu développer des compétences organisationnelles et une grande polyvalence qui ont régulièrement été soulignées par les personnes avec qui j'ai eu le plaisir de collaborer.

Mes connaissances développées dans les outils informatiques, tels que les programmes de traitement de texte et les logiciels de comptabilité, m'ont permis de mener à bien l'organisation de l'entreprise pour laquelle j'ai travaillé. Par ailleurs, je maîtrise à la perfection le français, l'allemand et l'anglais, ce qui me permet d'adapter ma langue en fonction de mon interlocuteur et de traiter vos échanges avec des clients internationaux.

J'espère sincèrement que ma candidature retiendra toute votre attention. Je suis à votre disposition pour toute information supplémentaire et pour un entretien à votre convenance.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sincères salutations.

[Signature]